下面是小编为大家整理的会议管理制度,供大家参考。
会议管理制度
编写部门：
行政部 发行日期：
2010-6-23
制订：
审核：
批准：
修改记录
版本 修改页次 修改内容 执行日期 A/0
初次发行 2010-6-24
1 丶 目 的 为加强管理, 规范会议室的有序使用, 合理支配公司资源, 特制定此制度。
2 丶 范围 公司各会议室的使用与维护
3 丶 职责 3. 1 总经办
3. 1. 1 会议申请的审核、 批准。
3. 1. 2 会议计划的制定， 执行。
3. 2 行政部 3. 2. 1 会议室内设施、 设备、 器材等财产的管理。
3. 2. 2 会议室使用管理制度的制定及完善。
3. 2. 3 监督所有使用者按规定使用会议室。
3. 2. 4 负责会议室的清洁工作。
3. 3 会议室使用人员 3. 3. 1 会议主持人：
负责掌握会议时间、 主题控制、 议程安排并发布会议通知， 总结会议结果， 指定专人做会议纪要， 允许参与者完成部分后可申请离开会场。
3. 3. 2 参与者：
会前充分准备， 用心聆听， 记下自己要负责的事项， 避免私下讨论和与会不相关问题， 遵守会议规定及会议日程安排。
3. 4 会议室管理人员
3. 4. 1 会议室和接待室由前台文员负责， 对会议室、 接待室、 样品室的管理；
4 丶 作业内容 4. 1 会议申请及原则 4. 1. 1 会议按公司、 部门、 班组级（行政部统筹各部门年、 季、 月、 周、 日会频率和时间）
，统一由总经办编制会议室使用计划并按计划要求使用， 专题会申请人需提前一天填写《会议申请表》 或口头向总经办提出会议室使用申请， 方可获得会议安排； 临时使用需先与总经办确认可以使用的时间或与其他使用部门协商后方可使用, 不可擅自使用,影响其他会议的正常召开；
4. 1. 2 总经办根据先申请先用或轻重缓急的原则进行会议室的安排(总经理召集的会议优先于部门召集的会议, 例会优先于临时会议, 客户来访优先安排) 如遇特殊情况可征求总经办负责人的意见； 对符合要求的会议申请， 总经办将其纳入会议日程。
4. 1. 3 会议召集人需在会议召开前一天以电话方式或邮件方式通知到每个会议参加者， 各部文员应提醒本部门主管及时参会。
4. 1. 4 会议的召开要按照准时、 充分准备的原则， 与会者要敢于表达自己的意见， 有合作精神。
4. 2 会议前的准备及通知：
4. 2. 1 会议组织人控制会议时间， 不可偏离主题， 议题是否符合本会议讨论内容， 必须要有方向， 会议无决议不可开会。
4. 2. 2 事先拟定会议的进行议程， 会议要控制在预定时间之内， 安排会议记录人做好会议记录。
4. 2. 4 事前确认是否为参会人员发放会议参考资料， 是否已经做了应变准备。
4. 2. 5 会议应提前一天以上通知与会人员； 会议通知形式一般为电子邮件和电话通知； 但需对会议主题、 需准备的会议资料、 会务安排等做特别说明的会议， 应以会议通知单5 25 2
进行书面通知； 涉及多个部门和参加人数众多的大型会议， 组织部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
4. 2. 6 与会人员座位排配， 重要会议需事先拟好与会人员顺序表， 知会各与会人员。
4. 2. 7 董事会、 顾客、 政府部门等重要的会议， 行政部需要提前布置会场：
欢迎标语， 备好座位、 水果、 饮料等会议所需的各种用品， 常用的设备有：
笔记本电脑、 投影仪、白板、 白板笔、 签到表等。
4. 2. 8 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议主题、 提案、 汇报材料、 计划草案、 决议决定草案、 与会人应提交资料等）
准备的组织工作。
4. 3 会议组织：
4. 3. 1 会议主持人提前 5-10 分钟到达会场， 检查会务落实情况， 做好会前准备； 在会议开始后， 主持人将会议的主题、 议程、 须解决问题及达成目标、 议程推进中应注意的问题等， 进行必要的说明。
4. 3. 2 会议进行中， 主持人应根据会议进行中的实际情况， 对议程进行适时、 必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言， 以确保议程顺利推进及会议效率。
4. 3. 3 属讨论、 决策性议题的会议， 主持人应引导会议做出结论。
对须集体议决的事项应加以归纳和复述， 适时提交与会人表明意见； 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
4. 3. 4 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、 实施人（部门）
、 达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
4. 4 会议管理规定：
4. 4. 1 应准时到会， 并在《会议签到表》 上签到；
4. 4. 2 参会者要遵循会议主持人对议程的控制， 遵守会议纪律， 与会期间应将手机调到振动状态， 原则上不允许接听电话， 如须接听， 请离开会场。
4. 4. 3 对已议决事项， 应在会议纪要中注明“责任人” 和“完成日期” 等项， 指定专人跟进落实。
4. 4. 4 会议原始记录应于会议当日、 会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
4. 4. 5 做好会议纪要的日常归档， 及时将经主持人核准的《会议签到表》 的考勤记录报会议主持人； 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定， 会议记录为公司的机要档案， 保管人员不得擅自外泄。
4. 5 迟到、 早退、 缺席的处罚 4. 5. 1 参会人员在会议规定召开时间 5 分钟内未到的， 计为迟到； 凡参会人员， 如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开会场的， 计为早退； 凡参会人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议， 迟到超出 15 分钟， 均计为缺席。
4. 5. 2 无正当理由迟到、 早退每次处 10 元的罚款； 无正当理由缺席每次处 30 元的罚款；凡因通知原因造成应参会人员迟到或缺席的， 以上处罚由传达人承担。
4. 6 会议室的清洁卫生及物品 4. 6. 1 公司所有会议室的清洁卫生由行政部清洁人员负责， 每天早上 8: 00 前应清理干净；
因特殊原因需再打扫的， 清洁人员应及时配合。
4. 6. 2 清洁卫生涵盖范围有地面、 墙壁、 桌椅、 储物柜， 以及培训室内各设备、 器材、 教学用具表面清洁。
花草的养护由专人负责， 保证室内绿化。
4. 6. 3 使用者有责任和义务保持室内清洁卫生， 任何人不得随意移动会议室设施及物品， 应爱护公物， 不得在课桌上乱涂乱画， 桌椅应轻拿轻放。
4. 6. 4 未经允许， 任何人不得私自拿走会议室、 接待室内设施或物品， 一经发现作偷盗行为严肃处理， 情节严重者将予以除名。
未经允许， 任何人不得随意进入和占用会议室、 接待室。
4. 6. 5 会议结束后， 与会人员应将凳子归位， 及时关闭电灯、 电扇、 门窗等， 并将使用过的设备按程序关闭， 离开时随身带走个人物品， 如笔、 记录本、 样品等， 不得遗留在会议室以免影响下一个使用者， 当次会议负责人负责监督实施。
人为损坏公物照价赔偿， 故意损坏公物者将予以除名论处。
如未按要求执行， 前台给予提报， 对责任人加以考核。
4. 6. 6 会议室使用完毕， 前台文员将对照《会议室用后点检表》 中点检项目进行点检， 对点检中的不符合项目将相应扣除当次负责人当月绩效分， 每个不符合项扣 2 分。
4. 6. 7 前台人员需每日对会议室的设施加以点检， 发现有损坏及时填写《维修申请单》 通知厂务部给予维修， 不能维修或需要添加的设施由厂务部申请购置， 公共会议室的费用纳入到公司的公共费用预算。
5． 相关记录表单
公司规章制度 一、
公司形象
1、
员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构， 并能向客户及外界正确地介绍公司情况。
2、
在接待公司内外人员的垂询、 要求等任何场合， 应注视对方， 微笑应答， 切不可冒犯对方。
3、
在任何场合应用语规范， 语气温和， 音量适中， 严禁大声喧哗。
4、
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻， 上班时间（ 包括午餐时间）
办公室内应保证有人接待。
5、
接听电话应及时， 一般铃响不应超过三声， 如受话人不能接听， 离之最近的职员应主动接听， 重要电话作好接听记录， 严禁占用公司电话时间太长。
6、
员工在接听电话、 洽谈业务、 发送电子邮件及招待来宾时， 必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、 公司标识及落款。
7、
员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。
8、
员工要注重个人仪态仪表， 工作时间的着装及修饰须大方得体。
二、
生活作息
1、
员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。
2、
作息时间规定
1）
、 夏季作息时间表（ 4 月 ——9 月 ）
上班时间 早 8：
30
午休 12：
00——14：
00
下班时间 晚 18：
00
2）
、 冬季作息时间表（ 10 月 ——3 月）
上班时间 早 9：
00
午休 12：
00——13：
30
下班时间 晚 17：
30
3、
员工上下班施行签到制， 上下班均须本人亲自签到， 不得托、 替他人签到。
4、
员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。
5、
员工如因事需在工作时间内外出， 要向主管经理请示签退后方可离开公司。
6、
员工遇突发疾病须当天向主管经理请假， 事后补交相关证明。
7、
事假需提前向主管经理提出申请， 并填写【请假申请单】
， 经批准后方可休息。
8、
员工享有国家法定节假日正常休息的权利， 公司不提倡员工加班， 鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。
如公司要求员工加班， 计发加班工资及补贴； 员工因工作需要自行要求加班， 需向部门主管或经理提出申请， 准许后方可加班。
1）
、 加班费标准
公司规定加班费标准为 10 元/小时；
2）
、 加班费领取
加班费领取时间为每月 24 日（ 工资发放日）
。
三、
卫生规范
1、
员工须每天清洁个人工作区内的卫生， 确保地面、 桌面及设备的整洁。
2、
员工须自觉保持公共区域的卫生， 发现不清洁的情况， 应及时清理。
3、
员工在公司内接待来访客人， 事后需立即清理会客区。
4、
办公区域内严禁吸烟。
5、
正确使用公司内的水、 电、 空调等设施， 最后离开办公室的员工应关闭空调、 电灯和一切公司内应该关闭的设施。
6、
要爱护办公区域的花木。
四、
工作要求
1、
工作时间内不应无故离岗、 串岗， 不得闲聊、 吃零食、 大声喧哗， 确保办公环境的安静有序。
2、
新入职员工的试用期为三个月 ， 员工在试用期内要按月进行考评。
详见《员工试用期考核表》 。
3、
公司内所制定的《员工日程表》 是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。
4、 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、 会议室）
， 如需在个人工作区域内进行谈话的， 时间一般不应超过三分钟（ 特殊情况除外）
。
5、
加强学习 与工作相关的专业知识及技能， 积极参加公司组织的各项培训（ 培训将施行签到制， 出席记录和培训考核也将作为公司绩效考核的部分）
。
6、
经常总结工作中的得失， 并参与部门的业务讨论， 不断提高自身的业务水平。
7、
不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。
8、
员工在工作时间必须全身心地投入， 保持高效率地工作。
9、
员工在任何时间均不可利用公司的场所、 设备及其他资源从事私人活动。
一经发现，给予警告， 情节严重者， 公司将予以辞退。
10、
员工须保管好个人的文件资料及办公用品， 未经同意不可挪用他人的资料和办公用品。
10、 员工要保管好个人电脑， 按公司规定进行文档存储、 杀毒及日常维护， 如发生故障应及时报告综合管理部， 由公司安排修理。
五、
保密规定
1、
员工须严守公司商业机密， 妥善保存重要的商业客户资料、 数据等信息。
2、
管理人员须做好公司重要文件的备份及存档工作， 并妥善记录网络密码及口令。
并向总经理提交完整的网络口令清单。
3、
任何时间， 员工均不可擅自邀请亲朋好友在公司聚会。
4、
员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、 策略、 客户资料及其他重要的方案，如一发现， 除接受罚款、 辞退等内部处理外， 情节严重的， 公司将追究其法律责任。
六、
人员管理
1、
员工必须服从公司的整体管理， 包括职务的分配及工作内容的安排。
2、
员工须尊重上司， 按照上司的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况。
3、
员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映， 听取意见。
4、
涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意。
5、
员工不服从上级指挥， 目无领导， 顶撞上级， 而影响公司指导系统的正常运作， 视情节严重程度， 给予处理。
6、
管理人员应团结互助， 努力协调好各部门的关系， 鼓励并带领好员工队伍， 时刻掌握员工的工作情况， 确保公司整体策划顺利进行。
7、
公司是一个大家庭， 员工应团结互助， 为公司发展做出努力。
