档案管理制度10篇档案管理制度 档案管理制度一、总则 1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。 2、档案的范围（1）公司内下面是小编为大家整理的档案管理制度10篇,供大家参考。
篇一：档案管理制度
管理制度 一、总则1、 为了规范 xxx 集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。
2、档案的范围 （1）公司内部经营形成的各种资料。
（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。
二、档案的管理部门
1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。
2、档案管理部门的职责 （1）行政管理中心档案管理的职责 ①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类
档案。
⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。
（2）财务中心档案管理的职责 ①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
三、档案的分类管理
1、档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。
2、档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。
（1）按内容进行分类，主要有：
①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。
⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。
⑦案件资料。
⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。
⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。
⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。
○11 工会文件 ○12 登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。
○ 13 签字印模。包括签字样本、印章印模等。
○ 14 特殊业务资料。
（2）按保存形式分类 ①纸质形式 ②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。
（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印 1 份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。
①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：
a、总裁指定的绝密事项资料； b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果； c、公司的重大经营决策、战略投资计划； d、购买或开发的科研成果和专利等资料； e、资金运作计划、协议、等相关财务资料； f、重大项目的资料。
②机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：
a、集团公司领导指定的机密事项资料； b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；
c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议； d、关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同； e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)； f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸； g、投资计划书、项目协议、项目运作方案； h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等； i、集团公司人事档案、工资； j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案； k、涉及总裁个人的收发文件。
③秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失 1 万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：
a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果； b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等； c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；
d、合同，技术协议； e、公司制度汇编原件。
④一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。
四、档案的移交管理
1、档案移交的基本要求 （1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。
（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。
（4）原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。
（5）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》（附件 1），报部门负责人审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。
五、档案的归档 管理
1、档案的归档原则 （1）按立档单位分开建档。
（2）按形成或针对的年度分开建档。
（3）自有档案和备案档案分开建档。
（4）按档案内容分类排序归档。
（5）按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。
（6）按末级分类档案登记档案目录。
（7）不相容职务档案分开归档。
2、档案管理员应在收到移交档案资料后 3 日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。
六、档案的立卷管理
1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。
对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务，应在完结当年立卷归档。
与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：
（1）单个专题会议相关组合要素：
①关于召开会议的请示与批复； ②提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案； ③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告； ④会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计
报表；技术图纸或图表； ⑤会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿； ⑥会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道； ⑦照片、录音、录像等资料。
（2）单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料。
（3）单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。
（4）单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。
（5）单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。
（6）单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。
七、档案的保管要求
1、档案管理员负责档案的保管。行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理。
2、纸质或实物档案的保管的一般要求 （1）档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材； （2）档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； （3）档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； （4）严防毁坏损失、散失和泄密； 3、电子档案的保管的一般要求 （1）档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。
（2）电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。
（3）电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。
（4）备份磁介质应注意防磁。
4、密级档案管理的特别要求 （1）严禁在不具备保密条件的地方存放档案。
（2）档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。
（3）档案管理员在调离或离职时，由行政管理中心总监监督
办理移交、档案交接之后，方可离开。
（4）档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。
（5）秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。
（6）秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。
（7）绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准。
（8）在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。
（9）秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好记录、台帐。
八、档案的借阅管理
1、申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除此外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。
2、借阅人应认真填写档案借阅 /复印登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况。
3、在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。
4、申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于„用途”。
5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。
6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系，向相关领导确认后办理相关手续。办理中做好记录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。
7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外，还需财务管理中心负责人签批。
九、档案的销毁管理
1、档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁
申请单，编制销毁清册，经部门负责人鉴定审核后，方能销毁。销毁时，应有监销人在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在《档案销毁清册》上签名盖章。
档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。
十、附则
本制度自下发之日起执行，由集团行政管理中心负责解释并落实。
篇二：档案管理制度
事档案管理制度1 目的
为规范员工档案信息管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工档案进行妥善的保护和利用，维护员工档案材料的完整，使员工档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。
2 适用范围
本制度适用于**有限公司及关联母公司，及所属各分公司、子公司、紧密或实际控制关联公司、事业部等单位对员工档案信息的管理。
3 术语定义
档案信息资料：主要针对员工从入职开始直到离开公司这段时间工作过程当中的重要事件的记录。
4 4 职责
4.1 人力资源中心负责《人事档案管理制度》修订、指导，并监督各子公司《人事档案管理制度》执行情况。
4.2 人力资源中心负责集团各中心（含代管人事档案的公司）的员工人事档案管理工作； 4.3各子公司人力资源部门负责所在公司各部门的员工人事档案管理工作。
5 5 过程流程 图
无
6 6 作业流程
6.1 档案类别 6.1.1 纸质档案，主要由以下资料构成； 6.1.1.1 履历材料（个人简历资料）、员工应聘登记表、员工入职登记表； 6.1.1.2 录用审批表、面试评价表、体检报告、离职证明； 6.1.1.3 身份证复印件、护照复印件、学历、学位证书复印件、一寸免冠照片； 6.1.1.4 职称、职业资格证书、特种作业证件复印件； 6.1.1.5 劳动合同、承诺书、保密协议、竞业限制协议、转正申请、试用期考核表、任免、奖惩、离职材料； 6.1.1.6 其他材料； 6.1.2 电子档案 6.1.2.1 员工档案台账 6.1.2.2 员工花名册 6.1.2.3 彩色免冠照片 6.2 档案管理基本要求
人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行档案编号，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。
6.2.1 档案编号原则：
员工工号作为档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用； 6.2.2 编制档案检索目录要求 需即时更新电子版台账目录，并于每月3日之前更新一次纸质目录表，确保信息及时准确。
6.2.3 档案袋内资料整理要求 档案内资料统一按照：员工录用审批表→应聘登记表→面试评价表→体检报告→身份证复印件→学历证书复印件→各执业资格证书、职称证书→入职登记表→劳动合同（含附件或保密协议、竞业限制协议）→试用期考核表→员工异动表→员工奖惩单→离职表单→其他材料排序。
6.2.4 档案外封面的要求 将员工档案编号清晰标记于档案外封面左上角处。
6.3 人事档案的收集、整理与更新 6.3.1 日常收集员工履历表、转正审批表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、奖惩、协议等材料。
6.3.2 每年6月1日定期一次全面更新维护全员档案； 6.3.3 新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。
6.3.4 离职人员档案，离职人员应于离职三个工作日内，档案另行存放于离职人员档案处。
6.3.5 以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作，并及时更新电子台账。
6.3.5.1 员工办理转正手续时 员工转正手续完成后，人力资源部门人事专员必须将《员工试用期综合考核制度》中转正相关资料收集齐后，归入该员工的档案袋内，具体归档资料有：
a. 《员工试用期工作安排表》； b. 《员工试用期面谈记录表》； c. 《员工试用期考核表》（技能职或技术职及管理职）； d. 《员工试用期转正申请表》； e. 《员工转正审批表》； 6.3.5.2 员工办理异动手续时 人事专员应在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员工的档案内，具体的归档资料有：
a.《人事异动审批表》；
b.《员工异动工作移交表》； 6.3.5.3 员工办理离职手续时 在人力资源部门办理完员工离职手续的三个工作日内，人事专员应将相关离职资料装入该员工的档案内，存档的资料有：
a.《离职申请书》； b.《离职申批表》； c.《员工离职工作移交表》； d.《离职面谈表》； 6.3.5.4 员工受到奖惩等与人事相关工作时 当奖惩及人事相关工作已落实公布之后，档案管理人员应及时跟进奖惩材料，将需要归档纸质材料在3个工作日内整理入档。
6.3.5.5 当在职员工的基本档案资料有变动时 当员工的基本资料有变动时如学历、个人技术职称等，应及时将相关资料复印交人力资源部门归档，原件当场查验。查验无误后档案管理人员需在3个工作日内整理归档并更新员工档案信息。
6.3.5.6 每月月底最后一个工作日下班前需要将 E-HR（人力资源管理系统）中人员信息下载并保存，作为员工当月花名册，以备查询。
6.3.6 每月三号之前整理更新一次人事档案 对新进、离职、转岗、晋升员工档案重新整理核对，在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
6.4 人事档案的借阅、移交与销毁 6.4.1 档案借阅 6.4.1.1 原则上人事档案不得外借，因特殊原因需要借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，经部门领导签字，由员工关系部/综合管理部的负责人核实理由，人力资源中心总经理/分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在 3 天或在约定的时间内归还，如确因工作需要，可办续借手续。
6.4.1.2 查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得人力资源中心同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。
写档案借阅申请 权限人员批准 在登记表上登记签名 给予借阅档案 归还档案 检查档案是否齐全、完好 将档案放回原位 注销登记
6.4.2 人事档案管理人员工作变动移交 人事专员异动前5个工作日之内，应有合适的人选交接相应档案管理工作事宜，交接时移交人及交接人同时对档案进行清点交接，移交人员除档案外同时移交《人事档案管理制度》、档案各目录表及相关借阅查询等表单，双方各自签名确认，经上级领导签名后办理移交手续。
6.4.3 人事档案销毁要求 档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3日之前清查，另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止）档案销毁须经人力资源中心总经理审批，公司常务副总裁以上领导批准后方可销毁。
6.5由各子公司或单位自行负责其人事档案的，按其内部管理制度执行。内部没有管理制度的，参照本制度执行。
7 7 相关文件
7.1《新员工入职管理制度》 7.2《劳动合同管理制度》 7.3《员工奖惩管理制度》 7.4《员工离职管理制度》
8 8 相关记录
表8 8 .1 相关记录
编号 名称 介质 保存期限 保存部门 纸质 电子 纸质记录
人事档案信息台账
√ 长期 人力资源中心
人事档案借阅申请表 √
3年 人力资源中心
人事档案借阅登记表
√
3年 人力资源中心
人事档案销毁申请 √
长期 人力资源中心
9 9 附录
无
人事档案借阅申请表
人事档案借阅方式
查阅
□
借出使用
□
出具证明材料
□ 借阅人
部门
科室
职务
借阅日期
拟归还日期
借阅目的
借阅内容
部门领导 意见
人事专员查询 意见
档案号
员工关系部 意见
人力资源中心 总经理意见
备
注
篇三：档案管理制度
2010〕 第 3 号关于印发《项目部档案管理制度》 的通知
项目 部所属各单位、 机关各部门:
为完善项目 部的办公管理机制， 建立规范化的办公管理， 提高办公管理水平和工作效率， 使项目 部各项办公管理工作有章可循，照章办事， 特制定《项目 部档案管理制度》， 现印发给你们， 望遵照执行。
附件：
项目 部档案管理制度
二○一○ 年一月 十日
主题词：
办公 管理制度 通知
抄报：
第二分局 中水十二局有限公司 南 水 北调 TJ2-2 标
项目部办公管理制度 第一章
文件管理 第一节
管理内容 第一条 文件管理内容主要包括：
上级函、 电、 来文， 同级函、 电、 来文， 项目 部上报下发的各种文件、 资料。
第二条 项目 部各类文件由办公室归口 管理。
第二节
收文的管理 第三条 公文的编号保管 1、 外来的文件由办公室专人负责签收， 签收人应于接件当日 即按文件的要求报送给有关部门， 不得积压迟误， 属急件的， 应在接后即时报送。
2、 办公室对上级来文应及时附上 “文件处理传阅单”， 并分类登记编号，保管。
3、 属于其他部门或个人代收的文件、 项目 部外出人员 开会带回的文件及资料也应及时移交办公室进行登记、 编号、 保管， 不得个人保存。
第四条 公文的阅批与分转 1、 凡正式文件均由办公室根据文件内容和性质阅签后， 分送承办部门阅办。
重要文件应呈送项目 部领导(或分管领导) 亲自 阅批后分送承办部门阅办。
一般函、 电等， 分别由办公室直接分转处理， 如涉及几个部门会办的文件， 应同主办部门联系后再分转处理。
附件
2、 为避免文件积压误事， 办公室应在当天或第二天将文件送到项目 部领导和承办部门， 紧急文件要即阅即办。
如关系到两个以上业务部门， 应按批示次序依次传阅。
第五条 文件的传阅与催办 1、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定， 不得将有保密要求的文件带回宿舍和公共场所， 也不得将文件转借其他人阅看。
2、 阅读文件应抓紧时间， 阅签文件一般不得超过两天， 阅后应签名 。阅完后应及时将文件交还办公室， 切忌横传。
如有领导 “批示”、
“拟办意见”， 办公室应责成有关部门和人员 按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、 阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件， 如确系工作需要借阅， 按档案管理规定办理。
4、 办公室对文件负有催办、 检查、 督促的责任， 承办部门接到文件、函电， 应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散， 如需备查， 应按照有关保密规定， 并征得办公室同意后， 予以复印， 原件应及时归档。
第三节
发文的管理 第六条 凡以项目 部名 义发出的文件、 通告、 决定、 决议、 请示、 报告、计划、 编写的会议纪要和会议简报等， 均属发文范围。
第七条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，要求发文时应经项目 部领导同意， 由办公室按统一文号、 格式发文。
第八条 发文程序
1、 项目 部文件由部门拟稿或由指定的拟稿人拟稿， 草拟文稿必须做到情况确实、 观点鲜明、 条理清楚、 层次分明、 文字简炼、 格式与标点符号正确。
2、 文稿拟就后， 由拟稿人填写发文稿纸首页， 详细写明文件标题、 发送范围、 印制份数、 拟稿单位与拟稿人， 并签名 、 标定日 期。
3、 草拟的文稿由部门负责人核稿(对文稿的内容， 质量负责) 。
如涉及几个部门内容需经会签的文稿， 应由拟稿部门送有关部门会签。
4、 办公室应根据有关要求， 对文稿进行审签。
对涂改不清、 文字错漏严重、 内容不妥、 格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。
5、 文稿经核稿、 会签、 审签后， 呈送分管领导核签、 项目 经理批准签发。
6、 经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号后打印（ 经签发的文件原稿送档案室存档， 电子版同样留存办公室）。
7、 文件打印清样， 应由拟稿人负责校对， 校对后方能复印、 盖章。
8、 文件由办公室负责报送， 填好发文登记表并经签收人签字。
第四节
文件的借阅 第九条 各部门有关人员 因工作需要借阅一般文件， 需经本部门负责人签写“档案资料借阅单”， 对有保密要求的文件须经办公室主任同意后方可借阅。
第十条 借阅文件应严格履行借阅登记手续， 不得拆卷和在文件上勾划， 阅后应及时归还。
第十一条 办公室对借阅的文件应负责催收， 并定期对文件进行收缴清退工作， 如发现文件丢失， 必须及时查明原因和责任者， 并如实向领导报告。
第五节
文件的立卷与归档 第十二条 文件的归档范围 1、 凡下列文件统一由办公室负责归档 （ 1）
上级机关来文， 包括上级报告、 申请的批复;
（ 2）
项目 部发出的报告、 指示、 决定、 决议、 通报、 纪要、 重要通知、工作总结、 领导发言和生产经营工作的各类计划统计、 季度、 年度报告等;
（ 3）
项目 经理办公会、 中层干部会以及各种专业例会记录;
（ 4）
参加上级召开的各种会议带回的文件、 资料及项目 部在会上的汇报发言材料等;
（ 5）
上级机关领导来项目 部检查视察工作的报告、 指示记录， 以及项目 部向上级进行汇报的提纲和材料;
（ 6）
项目 部日 志和大事记;
（ 7）
项目 部上报的其它有关材料;
（ 8）
反映项目 部生产、 经营活动、 先进人物事迹及领导来工地视察、检查工作等的音、 摄像制品;
2、 各部门日 常工作中形成的活动资料， 由各部门负责立卷归档。
第十三条 立卷要求 1、 文件立卷应按照内容、 名 称、 作者、 时间顺序， 分门别类地进行整理归档。
2、 立卷时， 要求把文件的批复、 正本、 底稿、 主件、 附件收集齐全，保持文件、 材料的完整性。
3、 要坚持平时立卷与定期立卷归档相结合的原则， 重要工作、 重要会议形成的文件材料， 要及时立卷归档。
第六节
文件的销毁 第十四条 对于多余、 重复、 过时和无保存价值的文件， 办公室应定期清理造册， 办理申请销毁手续。
第二章
印信管理 第十五条 项目 部公章、 电子章、 介绍信由办公室安排专人负责管理，印信管理人员 应对印、 信使用的正确性负责。
第十六条 凡项目 部合同、 协议、 对外承诺、 担保等事宜的法律文书及其他重要事由的文件、 报告， 须报项目 经理签批后用印。
第十七条 涉及项目 部领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室审核， 经分管领导签批后用印。
第十八条 除上述之外的一般性函件、 介绍信或其他事由等， 由办公室主任批准后用印。
第十九条 所有用印应作好登记、 签字， 并应留下底稿和两份印好的以备存档和借阅。
严禁开具空白介绍信和在空白便笺上用印。
第二十条 发给各部门的印章及业务专用章， 由各部门负责人和专职业务员 管理， 应分别对所管印章使用的严肃性、 正确性负责。
第二十一条 各部门印章只适用于项目 部内部， 不得对外使用。
第二十二条 印信应严加保管， 如有失职、 差错、 丢失或违章乱用，一经发现， 需追查有关人员 的责任并按章惩处， 如造成项目 部名 誉或经济损失的， 将按公司有关规定严肃处理。
第三章
文印管理 第二十三条 办公室文印人员 应遵守保密规定， 不得泄露工作中接触的项目 部保密事项。
第二十四条 发传真、 电传， 复印文件资料， 均需分类逐项登记， 以备查验。
第二十五条 传真、 电传、 复印件应及时发送给有关人员 。
因积压迟误而致工作失误、 损失的， 追究当事人的责任。
第二十六条 复印机由专人管理， 非专管人员 不准随意开机、 复印。
第二十七条 原则上不接受外单位的资料打印、 复印， 如确实需要，经办公室主任批准后办理登记手续。
第二十八条 文印人员应爱护各种设备， 节约用纸， 降低消耗、 费用。设备应按规范要求操作、 保养， 发现故障， 应及时报请维修。
第二十九条 传真电话专用于传真件的收发， 严禁他用。
违犯者除补交电话费外， 将视情节轻重给予罚款处理。
第四章
办公用品管理 第三十条 项目 部各部门所需的办公用品， 统一由办公室购置（ 需履行
采购审批程序的设备、 仪器由设备物资科办理报批手续）、 入库、 发放、 登记。
第三十一条 各部门专用的表格， 由各部门制定格式， 由办公室统一订制。
第三十二条 办公用品只 能用于办公， 所有职工要做到勤俭节约、 降低消耗。
第三十三条 各部门根据实际需要， 每月 初向办公室提交一份办公用品需求表， 由办公室根据实际需求及库存情况， 均衡汇总后报项目 经理审批，由办公室采购后造册发放。
第三十四条 从严控制计划外的零星采购， 确因特殊情况而又急需时，购置日 常办公用品， 由办公室主任审批， 购置大宗、 高档办公用品， 必须报项目 经理批准后采购。
第五章
电脑使用管理 第三十五条 办公室是电脑管理的主管部门， 有权对各部门的办公电脑使用管理进行检查、 监督， 各部门负责人是本部门电脑管理的第一责任人。
第三十六条 办公室负责办公电脑、 外设、 软件（ 包括防治病毒软件）的购置、 安装、 调试与维护； 负责配件、 耗材的购置、 管理； 建立局域网并进行管理、 维护。
第三十七条 对办公电脑的配置、 报废处理、 配件升级与重新购置，需由部门提出申请， 经分管领导同意、 项目 经理批准后方可实施。
第三十八条 软、 硬件设备的原始资料（ 光盘、 说明书及保修卡、 许
可证协议等）
由办公室统一保管， 使用者必需的操作守册可由使用者保管。
第三十九条 电脑的上网宽带线已统一布设， 未经特批， 任何人均不得私自 拉、 接线及安装分线盒。
第四十条 配置给个人使用的办公电脑实行专人管理、 专人使用。
未经许可， 不得允许外人使用办公电脑， 更应严格控制外来人员 自 带移动硬盘、U 盘上机操作、 复制资料。
第四十一条 电脑使用者应爱护设备， 按规范要求操作、 保养， 下班后或晚上离开办公室时， 务必关机切断电源。
第四十二条 电脑使用者的业务数据， 应妥善存储并及时做好备份，重要数据由使用者向资料员申请备份。
第四十三条 电脑、 外设发生故障时， 使用者作简易处理仍不能排除的， 应立即报告主管领导， 经同意后由办公室安排维修、 更换。
第四十四条 电脑维修、 维护过程中， 首先确保对工作业务资料进行拷贝， 做到不遗失。
外请人员 对电脑进行维修时， 应有人自 始至终地陪同。
第四十五条 严禁职工在上班时间利用电脑玩游戏、 看电影、 播放音乐、 下载电影、 游戏、 进行工作无关的上网聊天、 开摄像头等。
第四十六条 任何人不得利用电脑登陆黄色、 反动网站， 下载黄色、反动资料、 消息， 发布黄色、 反动资料、 消息， 攻击外部电脑， 散布、 传播病毒、 黑客程序， 一经发现， 按照有关规定进行行政、 经济处分， 并由使用者自 行承担相应的法律责任。
第四十七条 凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失， 酌情由使用者赔偿。
因违反上述规定， 造成经济损失、 资料丢失的， 将追究使用
者与管理者的责任。
第六章
办公电话管理 第四十八条 项目 部办公电话为办公配备、 使用。
各部门每月 办公电话费用按项目 经理办公会议确定的限额使用， 超额部分费用自 理。
第四十九条 各部门应对本部门的办公电话加强有效管理， 联系业务时不说空话、 废话， 尽量减少通话时间。
因私事打电话不得妨碍联系公务。
第五十条 项目 部管理人员 、 二线施工人员 及后勤服务人员 的手机通信费用补贴， 其享受范围及标准由项目 经理办公会议确定， 费用实行包干使用。
第五十一条 凡享受手机通信费用补贴的职工， 无特殊原因必须确保24 小时开机（ 包括出差、 休假期间）， 以利于保障通讯联络畅通， 满足施工管理的需要， 否则取消当月 手机通信费用补贴。
第五十二条 所有享受手机通信费用补贴的职工在接到电话后必须及时接听， 并按要求迅速作出反应。
对于无故关机、 不接电话或虽接听电话但拒绝执行工作指令者， 如影响工作的， 将按职工考核的相关规定另 行处理。
第七章
车辆使用管理 第一节
车辆调度管理 第五十三条 项目 部所属小型车辆的使用和管理统一由办公室负责。
第五十四条 用车范围 1、
项目 部领导班子成员 工作需要；
2、 对外生产经营、 对外联系工作需要的部门；
3、 项目 部的重要接待；
4、 经项目 经理批准的其它用车。
第五十五条 各部门公务用车， 需提前一天由部门领导向办公室提出申请（ 临时性、 紧急性事件除外）， 并填写《出车单》， 经主管领导审批后由办公室统筹安排派车。
第五十六条 车辆调度原则上以《出车单》 送达之先后顺序及办理事务轻重缓急之程度安排车辆。
第五十七条 车辆经调派外出后， 用车人员 务必掌握用车时间及办事效率， 原则上不得超时用车， 若因特殊情况需延时用车， 须提前与办公室联系， 并经许可后才能继续用车。
第五十八条 车辆外出期间， 司机必须按法律规定之行车条文行驶，用车人员 不得指使司机超速行车、 违章超车、 随意停放， 否则由此发生的后果由司机及用车人员 自 行承担。
第五十九条 车辆使用完毕， 司机应当及时填写《出车单》 上的内容（ 行车线路、 用车时间、 里程数及所花费用等）， 并由用车人员 确认签字，经领导审批后用作费用报销的依据。
第六十条 从严控制使用小车和严禁车辆外借， 遇有特殊情况与办公室联系， 经项目 经理同意后由办公室派车； 特殊情况用车（ 职工急病、 工作抢救、 报警等...
篇四：档案管理制度
工作管理规章制度 一．档案借阅制度 1. 查询档案要严格履行手续。档案查阅人需填写“档案查询审批表”，经部门主管负责人签字，校办公室主任审阅后，方可查询。2. 档案只供在档案室内查阅，确需借出或复印的，需填写“档案借阅单”。经部门主管负责人签字，校办公室主任审阅后方可借阅。
3. 借阅者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。
4. 外来人员查阅档案，须出示有效证件、证明等材料，经分管领导同意，履行借阅手续，方可借阅。
5. 借阅者应自觉遵守借阅时间，借出档案必须限期归还，重要档案应当日归还，节假日期间档案应送还档案室。凡需延期使用者，需办理续借手续。
6. 如有违反上述规定行为者，取消其阅档资格，依照《中华人民共和国档案法》有关规定，视情节轻重，追究责任，严肃处理。
7. 利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，便于档案室总结利用规律，更好地为学校服务。
二．档案室保密制度 1. 档案员及利用者均应树立保密观念，贯彻实行《档案法》，共同保守档案机密。
2. 严格执行有关档案接收、管理和借阅制度，严格履行借阅手续，借阅机
密档案要经主管领导批准。
3. 机密档案要严格管理，不得摘抄、复制和拍照机密档案内容，或将机密档案私自带出、外传。
4. 根据档案密级划分范围，对不同密级的档案做相应的保护措施。
5. 利用者借阅档案完毕后，一律由档案室工作人员放回档案库房。非档案人员不得私自进出档案库房。
6. 利用者对所借档案文件必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出，探亲访友，出入公共场所。
7. 对保管期满的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
8. 档案员应做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。
9. 发生失密、泄密和档案被盗等情况时，要立即报告给上级保卫和保密部门。对违反保密规定，造成事故者，应按其性质及情节给予严肃处理。
三．档案库房管理制度
1. 严格履行档案的接收、移交、借阅等审批手续。对查阅完毕的档案经核对无误后，及时入库，以防丢失。
2. 档案库房钥匙要有专人保管，不得转交他人。
3. 档案库房内不准办公、开会、会客或住宿，档案员离开库房时须及时锁卷柜、锁门。
4. 要有足够的符合要求的档案装具，档案不得随意堆放，柜架摆放位置应符合管理要求。
5. 档案库房内安装温湿度计，每天定时测记，库房的温度应控制在14℃~24℃，相对湿度应控制在 45%~60%之间。
6. 档案员一旦发现档案材料丢失或损毁，应及时向主管领导报告，采取必要的挽救措施。
7. 档案库房内严禁吸烟，放置易燃易爆品，保持库房的整洁、干净和安全，防止灰尘、微生物及有害气体对档案的破坏。
8. 非档案室工作人员不得随意进入档案库房。
9. 做好库房防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防虫、防污染等工作。
10. 每天下班前奕关闭库房门窗，切断电源，确保档案安全。
11. 档案库房安全负责人要经常检查，发现不安全因素及时排除，若个人无法排除，应及时报告领导予以解决。
四．档案室防火制度 1. 宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度。树立防火意识。
2. 档案室周围及内部要杜绝火源迹象，严禁吸烟。
3. 档案室内不得堆放与办公和档案无关的易燃易爆物品。
4. 严禁擅自安装和使用其它电器设备、严禁乱接临时电线。
5. 定期检查消防器材并定点放置，不准随便移动，档案人员要了解期性能并能熟练使用。
6. 每天下班前应进行安全检查，切断室内电源。
五．档案鉴定与销毁制度 1. 健全鉴定工作的组织领导，要在分管档案工作的校长领导下，由档案室负责人和工作人员组成鉴定小组，有计划地进行鉴定工作，确定质量。
2. 鉴定工作要根据国家有关鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展
的观点考查分析档案价值，确定保管期限，切忌随意性。
3. 对需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导组逐一审核。确认无误后，签署意见。
4. 指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。
5. 鉴定小组指定两人以上负责监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失，监销人、批准人、鉴定小组人员，均应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
6. 销毁后，必须在原档案目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。
7. 应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售 8. 鉴定报告、销毁清册及审批文件等，应存档保存。
六．档案统计制度 1. 档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计。档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。
2. 定期对档案室内各门类档案进行统计，按照统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项统计，字迹工整清晰，不得潦草。存档备查。
3. 在接收、移出、销毁库存档案时，及时进行登记统计。要保证统计资料的准确性、系统性和及时性。做到完整、连续。
4. 对档案资料的利用、借阅人次、卷数等要详细登记、以便年终统计。
5. 统计人员要认真对待统计工作，积极收集和积累原始数据，坚持实事求是原则，统计工作要及时，统计数据必须准确可靠。
6. 依据统计数据进行分析，从中探索内在联系和发展变化规律，为制定档
案工作计划、总结、经验教训提供依据。
七．专职档案员岗位职责 1. 宣传贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，热爱档案事业，钻研档案管理知识，不断提高政治和业务水平。
2. 制定各类档案规章制度，并指导、协助兼职档案员做好文件的形成、积累和立卷归档工作。
3. 按要求对接收的各类档案进行归档，认真审查，做好档案的分类、编目、登记、保管、统计和安全保密工作。
4. 积极开发档案信息，编制各类检索工具及参考资料。
5. 做好档案统计工作，对档案收进、移出进行认真的登记，保证不遗漏。
6. 熟悉室藏，做好档案利用工作，积极主动热情为利用者提供服务，并做好利用效果登记。
7. 严格遵守保密制度，加强档案保密工作。
8. 加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查，做到防火、防潮、防蛀。
9. 负责档案室的管理工作。
八．兼职档案员岗位职责 1. 认真宣传贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策和法规，执行学校的档案工作管理办法。
2. 负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证归档文件材料的系统、完整、准确性。
3. 积极支持配合专职档案员的业务工作，协助档案室开展档案工作。
4. 接受档案室督促、检查和业务指导，保质按时完成归档任务。
5. 积极参加文件材料整理、立卷的业务学习，提高业务能力。
篇五：档案管理制度
于印发档案管理五项制度的通知局属各企、事业单位、各股室 为了加强机关档案管理工作搞好档案基础业务建设逐步实现档案管理工作标准化、规范化、制度化使档案工作更好地为机关各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定要求结合单位工作实际特制定机关文件材料归档、保管、保密、利用制度和档案人员岗位责任制。现将五项制度印发给你们请认真贯彻执行。
特此通知
二00九年九月十八日
文件材料归档制度
文件材料归档既是文书处理工作的终点也是档案工作的起点其工作好坏直接关系到档案的质量、保管和利用等一系列工作为搞好党工委、办事处文件材料归档工作特制定本制度。
一、归档范围凡党工委、办事处在各项工作中形成的反映其职能活动具有保存和查考利用价值的各种门类和载体的文件材料均属归档范围,任何部门和个人不得据为已有。
二、归档时间(1)文书档案实行随办随归或年终集中整理归档各部门每年二季度前将上年收集、整理好的档案向档案室移交或者定期向档案室移交2人事档案由经办部门负责收集、归档、整理后按人头定期移交档案室归档保存3基建档案在工程竣工验收后将整理好的档案向档案室移交4会计档案由财会部门整理好会计凭证、帐簿、报表并由其保管满一年后再向档案室移交(5)声像档案随时向档案室移交(6)电子档案使用不可擦除型光盘存储归档保存7与档案有关的资料反映党工委、办事处的报刊与党工委、办事处各项业务有关的杂志、书籍随时向档案室移交。
三、归档要求(1)归档的文件材料必须齐全、完整、能准确反映党工委、办事处职能活动和基本历史面貌(2)、归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印油印件的均应复制后归档3按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系区分保存价值进行分类整理和归档(4)归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。
档案保管制度
为维护档案材料的安全最大限度的延长档案的使用寿命特制定本制度 一、档案库房坚固适用具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等功能。
二、做好温湿度记录、适时开窗通风、逐步添制除湿、空调设备、尽量把温湿度控制在有利于保存档案的范围内。
国家标准标准温度14-24度标准湿度45-60。
三、定期对室藏档案资料进行抽查年终全面检查保持室内清洁卫生、无杂物。
四、各种门类和载体的档案按系统排列存放编制简明确切的档案资料陈放位置示意图。
五、对破损和褪变的档案材料要及时修复或复制。
六、档案管理人员变动工作应办理交手续。
七、建立健全档案全宗卷及时补充完善其内容。
档案保密制度
为确保档案机密的安全根据《保密法》等有关文件规定特制定本制度。
一、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定增强保密观念自觉做好档案保密工作。
二、 加强对借阅利用档案的管理 严格执行档案利用制度及时收回与清点所利用的档案和机密资料。
三、不随便谈论室内档案及其他情况严禁擅自把档案材料携带出档案室以防止丢失。
四、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管不得随意出售和乱放经鉴定、登记造册并由局分管领导批准后及时销毁。
五、档案工作人员离开档案室必须将门窗关闭以防意外事故发生。
档案利用制度
档案工作的根本目的在于及时、准确、系统地提供档案为各项工作服务为搞好档案利用工作充分发挥档案在机关各项工作中的作用特制定本制度。
一、凡在档案室查阅、抄录、复制档案必须经办事处分管领导批准同意。
二、查档人员必须办理借阅手续填写“利用登记”和“利用效果登记”。
三、自觉维护档案的完整与安全所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制未经许可不得公布档案内容不得遗失、拆散调换、抽取、污损、涂改、加注标记图点、批注、勾划档案。
四、档案工作人员对借阅利用的档案归还交接时要当面点清、检查,以监督档案是否受损,如有损毁,要及时上报,严肃处理。
档案人员岗位责任制
为了搞好机关档案工作提高档案人员业务水平,增强档案工作责任感,特制定本责任制。
一、认真执行《档案法》和档案工作的有关条例、规定、规范标准。
二、负责草拟党工委、办事处档案工作的有关业务材料。
三、负责党工委、办事处档案资料的收集、整理、归档。
四、对党工委、办事处各种门类和载体的档案资料实行集中统一保管。
五、负责机关档案日常提供利用工作。
六、开展档案的编研业务编写一定数量的文字资料主动为机关各项工作服务。
七、建立档案工作统计台帐熟悉档案的内容与成份。
八、档案工作成绩显著的由党工委、办事处给予奖励因玩忽职守造成档案损失的要根据情节轻重给予相应的处罚。
电子文件归档管理制度
为加强电子档案管理根据《中华人民共和国档案法》制定本制度。
1、电子档案是指国家机构、社会组织及个人在政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动中直接形成的通过计算机伟输处理的文本、图形、图像、声音、数据等具有保存价值的历史记录。
2、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序和人员岗位职责。
3、业务部门电子文件形成部门负责电子文件收集和积累工作协助档案部门搞好电子文件归档管理并接受档案部门监督、检查、指导。
4、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。
5、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子
文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。
6、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交由档案部门进行真实、完整、有效性检测。业务部门留存有归档前电子文件的载体至少一年。
7、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。
8、已归档整理的电子文件含机读目录、背景数据等按数据类别代码相对集中组织存储载体1式3套分别封存、提供利用、异地保存。存储载体必须符合耐久性要求不允许使用软磁盘且应按《电子公文归档管理暂行办法》、 《四川省档案局〈关于印发档案数字化技术规范的通知〉的通知》要求填写载体封面和有关登记表。
9、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行统一管理、集中保存。保管环境除应符合纸质档案保管要求外还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17。-20*、相对湿度35--45%、竖放保管等要求和标准。
10、每年检查电子文件处理设备更新情况定期2--4年抽样机读检验及时做好数据转换、转存工作。
11、归档电子文件含载体的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。
篇六：档案管理制度
1 -内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章 档案的范围
第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一）
上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
（二）公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
- 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。
（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
第七条 其他各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。
（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
- 3 -
第九条 档案资料的收集：
（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。
1.归档范围：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
- 4 -第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。
（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
（四）公司领导的批示、指示。
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条 档案资料的归档要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部
- 5 -门保管。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条 档案的保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文件（合同）管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表
移交时间
移交单位/部门
序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备
注
移 交 目 录 记录编号:
日期：
序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号:
日期：
移交 性质 □离职
□调岗
□归档 档案所属 年
度
档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合
计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年
月
日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年
月
日 见证人：
日期：
年
月
日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档
案
借
阅
登
记
表
借阅日期 借阅部门（人员）
批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
篇七：档案管理制度
分管档案工作的领导责任制-----------------------1二、 主管档案工作的办公室主任（科长）
责任制---------2
三、 专职档案员岗位责任制---------------------------3
四、 兼职档案员岗位责任制---------------------------5
五、 档案工作管理制度-------------------------------6
六、 文书档案归档制度-------------------------------8
七、 会计档案归档制度-------------------------------14
八、 基建档案归档制度-------------------------------17
九、 设备档案归档制度-------------------------------21
十、 科研档案归档制度------------------------------23
十一、 产品档案归档制度----------------------------26
十二、
声像档案归档制度---------------------------28
十三、 实物档案归档制度----------------------------30
十四、 机关外出人员带回文件材料归档制度------------32
十五、 档案保管制度--------------------------------33
十六、 档案保密制度--------------------------------34
十七、 档案借阅制度--------------------------------35
十八、 档案鉴定、 销毁制度--------------------------36
十九、 档案统计制度--------------------------------37
1
1、 认真学习、 宣传、 贯彻《档案法》 及有关档案工作的法律、法规。
2、 负责对本单位档案工作的布置、 监督、 教育， 不断加强单位各级领导和工作人员对档案工作重要性的认识， 提高档案管理人员的素质。
3、 将档案工作纳入单位工作的议事日程， 列入单位中长期规划及年度工作计划。
在布置检查工作时， 要将档案工作做为检查的一项内容。
4、 参加有关部门组织召开的档案工作会议， 并认真贯彻执行,支持和协调单位档案工作的开展。
5、 负责审批档案的鉴定、 公布、 销毁工作。
6、 确保档案的安全， 因管理不善造成损失的， 要追究领导 的责任。
2
1、 认真学习、 宣传贯彻《档案法》 及有关法律、 法规。
每年要组织单位职工学习《档案法》 不少于两次， 利用多种形式开展宣传活动。
2、 将档案工作纳入主管部门工作计划、 总结， 对档案员认真进行考核， 奖惩分明。
3、 负责协调单位的档案工作， 经常检查档案工作的各项制度落实情况， 及时消除不安全隐患， 确保档案工作正常开展。
4、 负责主抓档案鉴定、 公布、 销毁工作。
5、 积极参加有关部门召开的档案工作会议， 并认真落实会议精神， 不断提高本单位和系统的档案管理水平。
3
1、 认真学习、 宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》。
2、 努力钻研业务， 热爱本职工作， 忠于职守， 自觉遵守档案工作的各项规章制度， 积极参加业务主管部门的培训工作。
3、 负责本单位的档案、 资料的收集、 征集、 分类、 整理、 编目、排列、 上架、 保管、 鉴定、 销毁、 借阅、 统计等项工作。
工作质量符合档案管理的规范要求， 认真履行移交手续。
4、 负责本单位各职能部门， 下属单位档案工作的监督、 指导工作， 每年要对兼职档案员进行一次业务培训。
5、 参加本单位的技术改造、 技术引进项目的验收和重点基建工程项目的竣工、 验收工作的签字、 盖章。
6、 积极完成档案主管部门布署的各项工作任务， 定期向主管领导汇报工作， 发现问题及时解决， 及时向档案行政主管部门上报信息、 统计材料。
7、 熟悉档案室藏， 认真做好档案的利用工作， 及时跟踪档案利用者的信息反馈。
对利用者做到主动、 热情、 耐心， 为利用者提供周到的服务。
8、 积极开展档案的编研工作。
依据本单位工作的重点， 每年至少要编辑一份具有实用价值的材料， 为领导决策、 机关各项工作、为社会提供优质服务。
4
1、 认真学习、 宣传档案法律、 法规， 严格执行档案工作的各项制度。
2、 努力学习档案专业知识， 积极接受有关部门和专职档案员对兼职档案员的业务培训及监督指导工作。
3、 负责本科、 室所有文件、 材料及有关资料的收集、 整理、 归档、 移交工作。
及时督促有关人员注意对文件、 材料的形成与积累工作， 确保档案齐全完整。
4、 按有关要求， 将整理完毕的档案向档案室移交， 并认真办理移交手续。
5、 努力做好档案的提供利用工作， 及时反馈利用档案信息。
5
为了保证档案归档齐全、 完整， 根据国家有关档案工作的方针、政策、 规定办法， 特制定档案工作管理制度。
1、 档案工作人员要认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉 办法》， 认真落实党和国家有关档案工作的方针、 政策， 不断提高政治思想和专业技术水平， 提高档案管理质量， 发挥档案、 档案工作应有的作用， 提供优质服务。
2、 机关、 企、 事业单位， 综合档案室（科）， 按照集中统一管理档案的原则， 对本单位各职能部门、 下属单位的档案工作， 实行统一管理、 监督和指导。
3、 机关综合档案室（科）
负责保管本机关形成的全部档案、 资料， 并按规定定期向档案馆移交档案。
4、 机关各部门将上年各项工作活动中形成的文件进行整理， 移交综合档案室归档。
档案管理人员统一编号、 排列、 上架。
各部门（科）
向综合档案室移交档案时， 须办理接交手续。
5、 各部门（科）
归档的文件、 材料， 必须保证齐全、 完整， 符合档案归档工作要求。
6、 科研项目、 工程竣工、 设备开箱验收等项工作， 必须有档案管理人员参加， 并签字、 盖章。
7、 档案工作人员要积极开发档案信息资源， 开展编研工作， 为领导决策， 为各职能部门和社会， 提供优质服务。
8、 做好档案的保管、 保密、 借阅、 鉴定、 销毁、 统计等日常管理工作。
6
1、 凡反映本机关工作活动， 具有查考利用价值的文件材料均属于立卷归档范围。
2、 办理完毕需归档的文件， 按有关要求整理完毕向综合档案室移交。
3、 应归档的文件材料要求齐全完整， 字迹清楚， 必须使用碳素墨水或蓝黑钢笔水等符合档案保管要求的书写材料书写。
4、 文件整理要遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同的价值， 便于保管和利用。
5、 归档案卷封面或档案盒的各个项目均应填写清楚， 案卷题名要简明确切， 注明保管期限， 卷内文件排列有序， 并附有卷内文件目录和备考表（不包括归档文件的整理）。
6、 归档案卷要按一定的次序排列， 编制案卷或文件目录一式三份。
7、 交接档案时， 双方根据目录清点核对并履行签字手续。
7
1 年度工作计划、 总结 永久 2 领导班子会议记录、 纪要 永久 3 科长例会记录 短期 4 半年工作计划、 总结 短期 5 季度月份计划、 总结 短期 6 本机关制定的各项规章制度， 管理办法等文件材料 长期 7 本机关制发一般性工作文件材料 短期 8 本机关制定重要的通知、 通报、 决定、 纪要和批转的文件材料 长期 9 本机关一般性的通知、 通报、 简报、 信息 短期 本机关的请示、 报告、 批复
重要的 长期 10 一般的 短期 11 各科室的年度工作计划、 总结 短期 本机关处理人民来信来访的信件等材料 一般性的 短期 12 重要的 长期
13 组织机构沿革、 大事记 永久 14 专题调查报告 长期 15 上级直属机关下发的简报、 信息等文件材料 短期 16 市区级各单位颁发的需执行的文件材料 短期
8 17 本机关向市、 区级媒体投稿已被采用的重要原稿和清样 永久
18 被区以上领导机关采用的专访、 著书、 录音、声像重要文稿 永久 19 干部、 职工花名册 永久 直属上级机关颁发的规定、 办法、 意见、 通知的文件 重要问题的 长期 20 一般事务性的 短期 上报单位报表 汇总单位年度报表 短期 永久 21 各种统计报表 汇总单位季、 月报表 短期 22 本机关内部形成的以及上级机关针对本机关的干部任免材料 永久 23 上级机关普发涉及到本机关的干部任免材料 短期 24 干部、 职工录用、 转正、 调资、 定级、 离退休、职务聘任、 复转、 婚姻、 抚恤、 死亡等文件材料 25 本机关干部、 职工调动工作的行政、 工资介绍信及存根 长期 长期 26 本机关机构设置、 撤并、 名称更改、 工作条例、组织简介、 人员编制的文件材料 永久 本机关及工作人员被评为劳动模范、 先进工作者、 先进单位奖励文件材料和登记表
出席市及系统以上的 永久 27 区级、 局级的 长期 本机关对有关人员的处分材料
28 问题严重影响大的
永久
9一般问题的 长期 本机关形成的有关方针政策性的， 重要问题的文件材料 永久 29 一般事务性的 短期 30 本机关制发的关于人事工作的决定、 规定、 等文件材料 直属上级机关颁发的人事工作规定、 办法、 通知 31 永久
重要的 长期 一般性问题的 短期 32 机关科、 室职能活动报告 长期 本机关干部、 职工的教育， 培训材料
重要的规定通知 长期 33 一般性的 短期 34 本机关转发直属上级机关义务培训和自学考试的文件材料 短期 35 计划生育目标管理形成的文件 短期 36 机关制定的计划生育规定、 措施制度等 长期 37 直属上级机关颁发的教育工作文件材料 短期 党 群 工 作 类 38 会议记录及成员述职报告 永久 39 党组织关系介绍信 长期 向上级党组织的请示、 报告及批复文件 重要的 永久 40 一般的 短期 41 各项制度、 规定、 办法 长期 42 党组织工作统计年报及党员名册 永久 43 党员党费收缴使用情况统计表 短期
10 44 党员发展计划， 党员转正等材料 长期 45 党组织建设、 班子成员任免通知 永久 46 党组织形成的典型经验材料 长期 党组织开展各项活动的文件材料 重要的 长期 47 一般的 短期 本机关对党员的奖励、 处分、 申诉、 检举材料 市级以上奖励的 永久 区级奖励的 长期 48 处分决定申诉材料 长期 年终评优材料 出席市以上先进集体、 党员的审批表、 材料 永久
49 出席区级先进集体、 党员的审批材料 长期 纪检工作中形成的文件材料重要的 50 一般的 永久
短期 51 本机关党组织年度工作计划、 总结
长期 52 妇联工作年度计划、 总结 短期 53 妇联各项活动形成的材料 短期 54 直属上级机关下发的文件 短期 55 共青团工作年度计划、 总结 短期 56 共青团活动形成的材料 短期 57 团委干部名单及团员名册 长期 58 直属上级机关下发的文件 短期 59 工会会员名册 长期 60 年度工作计划、 总结 短期 61 工会活动形成的材料 短期
1162 直属上级机关下发的文件 短期 本机关对有关干部的处分材料
问题严重影响大的 永久 63 一般的 长期 本机关制定的监察工作规定、 通知方针政策性的、 重要问题的 永久 64 一般事务性的 长期 65 本机关转发直属上级机关监察工作的文件材料 长期 直属上级机关颁发的监察工作规定通知 重要的 长期 66 一般的 短期 业 务 工 作 类 本机关制发的（包括与其它机关联合制定的）文件 重要的方针政策、 法规性文件
永久 一般业务问题的 长期 67 事务性有参考价值的文件材料 短期 68 本机关转发市局政策业务性文件
长 期 或短期 69 直属上级机关颁发的属本机关主管业务的和非直属本级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 长期 70 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 短期 71 其他需要执行的文件材料 短期 注：企业档案的整理按照工业企业档案方法
归档范围各项具体内容， 未注明单位的视为本机关文件材料。
12
1、 会计档案是指会计报告、 帐簿、 凭证等会计核算专业材料。
2、 会计档案归档时间为会计年度终了 后， 于次年 6 月底前立卷归档完毕。
按会计档案管理办法的规定， 每年形成的会计档案应由财务部门按立卷、 归档要求负责整理立卷。
3、 每年形成的会计档案暂由财务部门保管一年， 特殊情况， 经档案人员同意可适当延长， 但需向档案部门移交案卷目 录一份， 次年 6 月底以前全部移交档案室， 不得自行保存。
4、 归档的材料必须齐全完整、 财务手续完备。
5、 档案部门接收保管的会计档案， 原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的， 应会同财务部门共同拆封整理， 以分清责任。
6、 会计档案的销毁， 报主管领导审批后应由档案人员会同会计部门共同监销， 销毁后， 在销毁清册审批表上签名盖章。
7、 认真做好会计档案的提供利用工作， 及时反馈信息。
13
企业和其他组织会计档案保管期限表
1 原始凭证、 记帐凭证、 汇总凭证 15年
1 现金日记帐 25年
2 现金出纳帐、 银行存款帐 25年
3 总帐 15年
4 明细帐
15年
1 行政事业单位决算年报表 永久
2 会计月季报表 5年
1 会计移交清册 15年
2 会计档案销毁清册 永久
3 保管清册 永久
4 银行...
篇八：档案管理制度
管理制度 1. 总则 1）为了加强对档案的管理和收集、 整理工作， 有效地保护和利用档案， 为公司的发展和经营服务， 特制定本制度。
2）
本制度所称的档案， 是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、 图表、 声像等不同形式的资料和记录。
3）
公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
4）
公司的档案工作实行统一领导、 分级管理的方式， 共同维护档案的完整与安全， 便于公司在经营中的借鉴和利用。
5）
本制度适用于公司所有档案资料的管理。
2 档案管理的机构与职责 1）
公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。
2）
公司办公室为公司档案管理的主管
部门， 对公司的档案资料实行统一的归档和日 常管理， 并对公司各部门的档案管理进行指导、 监督和检查。
具体工作由办公室的档案管理员负责。
3）
公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。
公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）
负责收集、 保管本部门的档案资料并督促其及时归档。
4）
办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定， 名单须报到办公室进行备案， 各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
5）
档案工作人员出现工作变动或离职时， 应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚， 严禁擅自带走或销毁。
6）
所有档案工作人员应忠于职守， 遵守公司保密制度， 严守公司秘密， 不得向无关人员泄露档案内容。
3 档案管理
1）
档案的归档 3. 1. 1 公司应归档的档案资料包括：
行政文书档案、 人事档案、 营销业务档案、财务档案、 设备仪器档案、 生产技术资料档案和基建项目 档案等。
3. 1. 2 对于应当立卷归档的材料， 各部门须按照规定， 定期向本部门的档案工作人员移交、 集中管理， 任何个人不得据为已有。
3. 1. 3 除人事档案由公司人力资源部负责外， 其它档案资料均由办公室负责整理分类， 立卷和归档管理。
人力资源部的档案管理亦遵循本制度。
3. 1. 4 公司各部门（人力资源部除外）
的档案工作人员应于每年的 12 月 20 日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
2）
档案保管 3. 2. 1 公司所有档案资料均进行专人、 专柜管理。
3. 2. 2 档案管理员应做好档案资料的立卷、 案卷排列和编制案卷目 录等工作。
具体的立卷工作， 相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3. 2. 3 档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档， 并根据档案的密级和保管期限的不同， 分类进行管理。
3. 2. 4 档案工作人员应参照国家的规定和公司《保密制度》， 对档案资料进行密级划分， 并确定保管期限， 上报董事会， 经批准后执行。
3. 2. 5 所有档案资料划分四个密级：
普通级、 秘密级、 机密级和绝密级。
具体划分标准见《保密制度》。
3. 2. 6 档案工作人员应注意档案资料的保护工作， 档案的存放地点要做到“八防”：
防尘、 防潮、 防火、 防盗、防鼠、 防虫、 防霉、 防光。
3. 2. 7 对于档案的管理和利用， 密级的变更和解密， 参照国家有关规定执行。
3）
档案的查阅、 借阅 3. 3. 1 公司员工查阅、 借阅档案时， 应严格办理查阅（借阅）
手续， 由档案管理员对查阅（借阅）
人、 所查阅档案
名称、 查阅（借阅）
时间和归还时间进行详细登记。
3. 3. 2 查阅（借阅）
密级档案时， 如查阅人为《保密制度》 中知晓范围外的员工或公司外部人员， 须填写《档案查阅（借阅）
申请单》， 经档案管理员审核， 批准人审批后方可进行查阅（借阅）。
公司员工不得查阅 （借阅）档案内容与本身工作无关的档案。
3. 3. 3 档案查阅（借阅）
的批准权限：
普通档案由办公室主任审批； 秘密级档案由行政总监审批； 机密级档案由总经理审批， 绝密级档案由董事长审批。
3. 3. 4 原则上档案原件概不外借， 档案室可对常用的档案资料复制副本， 供需要部门借阅， 副本在使用部门使用完毕后， 由档案室回收、 保管和销毁，其处理等同于档案原件。
3. 3. 5 查阅、 借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、 标志和涂改， 不得损坏档案。
3. 3. 6 严禁公司员工未经允许私自 对档
案资料进行复印和复制， 否则将按照公司《保密制度》 的有关规定予以处罚 。
4）
档案的销毁 3. 4. 1 对于超过保管期限或确已失去价值的档案， 档案工作人员应定期销毁。销毁前， 档案管理员应将销毁档案清单上报办公室主任， 经办公室主任审核， 报批准人批准后， 方可销毁。
3. 4. 2 任何人不得私自销毁档案。
普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批， 机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。
档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
3. 4. 3 档案销毁时应有 2 人以上进行现场监督， 严禁私自销毁档案。
4 附则 1）
本制度由公司办公室制订， 并负责解释和组织实施。
2）
本制度报总经理批准后施行， 修改时亦同。
3）
本制度施行后， 凡既有的类似规章制
度自行终止， 与本制度有抵触的制度以本制度为准。
4. 4 本制度自颁布之日 起施行。
篇九：档案管理制度
全档案管理制度 1 目的 建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。2 适用范围 本制度适用于公司安全档案管理 3 编写依据 《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》 4 职责 4.1 安全生产办公室负责公司安全文件和档案的日常管理。
4.2 公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
5 工作内容和要求 5.1 档案范围 一般的安全记录统一执行公司的《记录控制程序》，涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。
5.2 存放要求 公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
5.3 归档时间 5．3.1 办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。
5.3.2 按年形成的文件，第二年上半年归档。
5.3.3 凡是有法律效用的文件材料，一生效就立即归档。
5.3.4 凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。。
5.4 文件和档案保存形式 法规和规章制度可以电子版形式保管。
其它档案用纸张形式保管。
5.5 安全档案的借阅 查阅借阅安全生产文件和档案的，必须经公司安全生产办公室负责人签字同意，同时履行借阅手续。所有借阅安全生产文件和档案的，按批准时间准时送回。
5.6 安全生产档案的销毁 对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司安全生产办公室或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司安全生产办公室或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。
6 相关记录 档案清单 借阅记录 销毁记录
篇十：档案管理制度
工人事档案管理制度第一章
总则
第一条
为了加强人事档案管理工作，提高档案管理水平，使档案管理工作逐步走向制度化、规范化的轨道，有效的保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》，结合公司实际，特制定本管理制度。
第二条
员工人事档案是反映员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的文字性材料。它是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第 三 条
员工人事档案保管的原则 1、员工人事档案由公司人力资源部统一管理； 2、员工人事档案保管范围同员工的管理权限相一致； 3、维护员工人事档案的真实、完整，确保员工档案的安全； 4、员工人事档案的保管要便于使用。
第 四 条
部门职责 1、保管员工人事档案，为公司积累人事档案史料； 2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料； 3、办理员工人事档案的查阅、借阅和转递； 4、为有关部门提供员工基本情况； 5、做好员工档案的安全、保密和保护工作； 6、调查研究员工人事档案工作情况，制定规章制度，做好员工人事档案的业务建设和业务指导； 7、推广、应用人事档案现代化管理技术； 8、办理其它有关事项。
第 五 条
员工档案管理人员的职责 1、严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容；
2、严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生；
3、不得擅自转移、分散和销毁档案材料；
4、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力； 5、坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
第 六 条
员工人事档案保管工作范围 1、员工人事档案除公司高管外，机关各部门人员的人事档案由公司人力资源部集中统一管理，各单位高管及以下人员的档案由各单位人事部门统一管理； 2、员工死亡后，其档案由公司档案室保存； 3、辞职人员、被开除员工，其档案由公司档案室统一保管； 4、被判刑或劳动教养的员工在受刑事处分期间，档案由公司档案室统一保管； 5、出国不归、失踪人员的档案由档案室统一保管。
第二章
管理制度
第 七 条
员工档案管理的内容和分类 1、履历材料； 2、自传材料； 3、鉴定、考核、考察材料； 4、学历和专业技术职务评聘、职业技能鉴定材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务及技能鉴定、考绩、审批材料）； 5、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党
籍、参加工作时间等问题的审查材料）； 6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 8、处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）； 9、工资级别待遇等材料（包括录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 10、其它可供组织上参考的材料。
第 八 条
员工人事档案的收集 1、为了使员工档案能全面反映员工历史和现实情况，必须经常有计划地将反映员工“德、能、勤、绩”的材料收集归档，不断补充员工人事档案内容，逐步完善员工档案； 2、根据工作需要和档案中缺少材料情况，有计划地布置填写履历表、做鉴定等，并及时将这些材料补充进员工档案； 3、公司其他相关部门及各单位要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，及时地将新形成的人事档案材料送交人事档案管理部门归档，任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料； 4、各单位（部门）形成的应归档的员工档案材料必须内容真实、齐全、文字清楚，对象明确，手续完备。需组织审查盖章或本人签字的，待签字后归入员工档案； 5、凡归档材料统一使用 A4 规格的办公用纸，用钢笔或毛笔等耐久性书写用具填写。
第 九 条
员工人事档案材料的鉴别销毁 1、凡收集上来的材料，在归档之前必须经过档案管理员认真审查、鉴别，符合归档要求的方可归档； 2、应明确判断材料是否属于本员工的材料及应归入员工档案的内容。发现有同名异性、张冠李戴的，或不属于员工档案内容的重复多余的材料，应清理出来，对其有保存价值的给予归档；
3、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充； 4、未经鉴别，任何人都不得擅自销毁员工档案材料，不得私自将不属于规定的材料归档或从员工档案中撤出材料； 5、凡销毁材料应予以登记，填写“销毁材料清册”，要写全材料名称、数量和材料形成时间，并说明销毁原因，并报请人力资源部负责人审核批准，销毁材料必须是按有关规定应清除的材料和重复无用的材料； 6、销毁材料应单独集中存放，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用； 7、 经批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保卫等部门派人监销； 8、干部档案材料销毁，应在“销毁材料清册”上注明销毁日期，并由监销人签字或盖章。
第 十 条
员工人事档案的整理 1、 档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度； 2、员工档案的整理要做到：收集来的员工档案材料要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、有条理、精炼、实用的要求； 3、对档案材料载体变质或字迹褪色褪色不清的，要进行补救，一般采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。
第 十 一 条
档案的保管与保护 1、员工档案管理部门，要建立专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需 20 至 25 平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； 2、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措
施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度 45%-65%）； 3、保管员工档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决； 4、移交、退还的档案材料必须登记造册，移交人、接受人均应签字以示负责； 5、员工档案要设置专门的档案阅档室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；设立阅档室以供查阅，阅档室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理，防止泄密和丢失等； 6、要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化； 7、档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准； 8、严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。
第十 二 条
档案的利用 1、查阅单位应持有单位人力资源管理部门的介绍信,在档案室领取填写《查阅员工档案审批表》，按照有关规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅员工档案； 2、凡查阅员工档案，利用单位应派劳资人员方可查阅； 3、查阅业务经理级以上干部档案须经分管组织的领导批准方可查阅； 4、查阅单位一般不得查阅直属上级和同级以上非本系统本单位员工档案，如工作需要必须查阅，须经人力资源部批准； 5、档案一般不外借。如必须借出使用时，借档单位(部门)应写出借档报告，并由借档单位(部门)盖章、负责人签字，人事档案部门对其进行
审核、批准后方可借阅。借阅时必须将借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。借阅人不得擅自将借阅档案转借他人； 6、查档后要求出具相关证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人力资源部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出； 7、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
8、查阅员工档案注意事项：查阅档案，不要吸烟、喝水，防止档案材料污染受损，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换人事档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理； 9、借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人力资源部批准后方可复制。
第十 三 条
档案的转递 1、员工人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交本人自带； 2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出； 3、转递档案必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封； 4、为使员工档案能够随着员工调动及时转递，应及时与调配部门建立必要的联系制度； 5、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到下落的，凡有保存价值的档案材料可
移交原单位保存。
第三章
附则
第十 四 条
本办法自发布之日起执行。
第十 五 条
本办法由人力资源部负责解释。
